Análise da programação em uma farmácia de hospital de média e alta complexidade em Traumatologia e Ortopedia. - Juliana de Castro Brasil; Denize Demarche Minatti Ferreira; Marcelo Kropf Santos Fermam (Instituto Nacional de Assistência Farmacêutica e Farmacoeconomia, 2023)
Introdução: A gestão eficaz de medicamentos nas farmácias hospitalares pode favorecer a redução de custos e maior eficiência nas atividades clínico-assistenciais realizadas dentro da instituição, uma vez que as compras de medicamentos e insumos farmacêuticos tem grande impacto financeiro nos hospitais. Dentre os serviços farmacêuticos destaca-se o abastecimento, que inclui as atividades de planejamento, programação e aquisição de medicamentos. Portanto, analisar os fatores que influenciam a programação minimizam as falhas que podem levar a falta e o excesso de medicamentos, duas situações prejudiciais ao bom desempenho das atividades hospitalares. Objetivos: O objetivo da pesquisa foi descrever as etapas da atividade de programação de compras de medicamentos da farmácia de um hospital de média e alta complexidade. Material e Método: Os procedimentos contaram com o mapeamento de processos por meio da identificação das atividades realizadas no setor de estoque da farmácia, onde são desenvolvidos os processos relacionados à programação de compras de medicamentos. Para isso foram elaborados fluxogramas das atividades segmentadas em subáreas do estoque usando a ferramenta BisAgi Process Modeler®. Na sequência, as atividades executadas foram comparadas às rotinas institucionais. Os dados foram coletados no sistema eletrônico de gerenciamento e informações e na intranet do website da instituição, no período de julho de 2021 a agosto de 2022. Resultados: A apresentação dos resultados seguiu: (i) descrição dos processos de cada subárea; (ii) fluxograma do caminho de cada processo; e (iii) descrição por atividade (processo e o seu impacto para a programação de compras e a proposta para sua otimização). Após o monitoramento dos processos foram elencados pontos críticos que podem influenciar o planejamento e a programação das compras de medicamentos. Diante disso, foi elaborado um roteiro que gerou um infográfico, apresentando os pontos críticos do processo e ações que minimizam o impacto. Uma das propostas foi aumento do monitoramento das atividades por meio de controles documentados, como relatórios, checklists e acompanhamento de indicadores de qualidade, uma vez que, ao comparar as atividades do estoque com aquelas descritas nas rotinas institucionais se observou o cumprimento delas, porém não havia até então, registros documentados de acompanhamentos da execução. Discussão e Conclusões: O estudo descreveu a programação de compras de medicamentos em um hospital e, além de mostrar a necessidade de implementação de ações que priorizem o controle interno das atividades, elaborar e propor dois produtos: (i) roteiro e (ii) um infográfico que se configura num guia resumido das principais atividades do setor de estoque que impactam nessa etapa estratégica para o efetivo desempenho da Assistência Farmacêutica. O estudo contribui de forma prática para a elaboração de rotinas institucionais nas unidades públicas que perfazem todas as instituições administradas pelo Ministério da Saúde.