SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KANWIL DEPDIKBUD PROPINSI SUMATERA BARAT : Studi Deskriptif-Analitik Bidang Garapan Kesiswaan - Endrimon, Wisma (2013)
Penelitian ini bertolak dari arti penting data dan informasi pendidikan bagi pengambilan keputusan, perumusan kebijakan, dan penyusunan rencana pendidikan serta untuk kepentingan pelaksanaan tugas sehari-hari setiap unit/bagian dalam suatu organisasi, dimana dalam lingkungan Kanwil Depdikbud propinsi Sumatera Barat penyediaan data dan infor masi tersebut merupakan tugas dari sistem informasi manaje men Kanwil Depdikbud propinsi Sumatera Barat. Berdasarkan studi pendahuluan yang dilakukan terhadap sistem informasi manajemen Kanwil Depdikbud propinsi Sumatera Barat ditemukan indikasi bahwa sistem informasi manajemen Kanwil Depdikbud propinsi Sumatera Barat belum berfungsi secara baik. Memahami arti penting data dan informasi serta ditemukan indikasi belum berfungsinya sistem informasi manajemen Kanwil Depdikbud propinsi Sumatera Barat secara baik, maka dilakukan penelitian ini. Penelitian ini difokuskan pada bidang garapan kesiswaan dengan membatasi pada beberapa aspek pokok, yaitu (1) bentuk dan struktur organisasi, (2) deskripsi tugas, (3) prosedur kerja pengelolaan data, (4) efektivitas dan efisiensi sistem informasi manajemen. Pada setiap aspek dilihat peran personil dan koordinasi kerja. Penelitian ini bersifat deskriptif-analitik dengan menggunakan pendekatan kualitatif. Pengumpulan data dan informasi dilakukan sendiri oleh peneliti dengan menggunakan teknik wawancara, observasi, dan analisis dokumentasi. Wawancara dilakukan dalam bentuk tak-terstruktur dengan berpedoman pada panduan pengumpulan data. Untuk memudahkan proses pengumpulan data peneliti melakukan kegiatan magang (observasi peran serta). Pengolahan dan analisis data dilakukan selama dan setelah proses pengumpulan data. Secara keseluruhan pengolahan dan analisis data mengikuti prosedur (1) reduksi data, (2) "display" data, serta (3) pengambilan kesimpulan dan verifikasi. Berdasarkan analisis dapat dikemukakan beberapa temuan penelitian sebagai berikut; (1) berkaitan dengan bentuk dan struktur organisasi; (a) sistem informasi manajemen (SIM) Kanwil Depdikbud propinsi Sumatera Barat merupakan organisa si formal dan melekat pada struktur organisasi Kanwil Dep dikbud propinsi Sumatera Barat, (b) data dan informasi kesiswaan merupakan salah satu bidang garapan dalam sistem informasi manajemen Kanwil Depdikbud propinsi Sumatera Barat, (c) di samping sistem informasi manajemen Kanwil Depdikbud propinsi Sumatera Barat dalam jajaran Kanwil Depdikbud propinsi Sumatera Barat terdapat dua pusat penge lolaan data yang lain yaitu proyek IDIS (Bidang Dikmenum), dan SIM Dikmenjur (Bidang Dikmenjur), (e) koordinasi dengan proyek IDIS dan proyek SIM belum berjalan dengan baik dan hanya bersifat informal (antar personil), di samping itu sistem informasi manajemen Kanwil Depdikbud propinsi Sumate ra Barat juga melakukan koordinasi dengan Dinas P dan K Tk. I (mengelola data sekolah dasar) dan Kanwil Departemen Agama (mengelola sekolah di bawah Departemen Agama); (2) berkaitan dengan deskripsi tugas; (a) tugas pokok sistem informasi manajemen Kanwil Depdikbud propinsi Sumatera Barat khususnya bidang garapan kesiswaan adaiah menyediakan semua data dan informasi kesiswaan yang dibutuhkan semua unit kerja dalam lingkungan Kanwil Depdikbud propinsi Sumatera Barat, dan melakukan pelayanan data dan informasi kesiswaan kepada instansi terkait dan organisasi kemasyarakatan lain yang membutuhkan, (b) peran personil dalam merealisasikan tugas belum berjalan secara baik. Hal ini disebabkan oleh adanya tugas lain yang bersifat proyek dan belum adanya kewenangan penuh yang diberikan atasan; (3) berkaitan dengan prosedur kerja; Prosedur pengelolaan data terdiri dari tiga langkah pokok, yaitu (a) pengumpulan data, (b) pengolahan data, (c) penyimpanan, pemanfaatan, dan penyebaran data dan informasi, (a.l) alat pengumpul data yang digunakan adaiah kuesioner per 31 Agustus serta laporan bulanan dan triwulan, (a.2) prosedur pengumpulan data belum diatur secara ketat, (a.3) pengumpulan data ditangani oleh personil khusus bagian persuratan, (b.l) pengolahan data dilakukan secara manual, (b.2) sistem komputer belum dapat dikembangkan karena keter batasan personil, fasilitas, dan dana (b.3) klasifikasi hasil olahan data sangat terbatas, (b.4) jumlah personil belum memadai bila dibandingkan dengan beban tugas, (b.5) koordinasi kerja sudah berjalan cukup baik, (c.l) data disimpan secara manual dalam format laporan tahunan, sehing ga menimbulkan hambatan dalam penelusuran dan pengambilan kembali, (c.2) data belum dimanfaatkan secara maksimal oleh semua Bagian dan Bidang, (c.3) koordinasi sudah dilakukan cukup baik, (c.4) data dan informasi kesiswaan juga dimanfa atkan oleh instansi terkait dan organisasi kemasyarakatan lainnya; (4) berkaitan dengan efektivitas dan efisiensi; (a) penyediaan data dan informasi kesiswaan belum efektif, (b) pelayanan data dan informasi kesiswaan belum cukup efisien. Berdasarkan temuan-temuan tersebut dikemukakan saran sebagai berikut; (1) mengingat keterbatasan pengelolaan data dengan sistem manual, perlu difikirkan pengembangan sistem komputer dengan mempertimbangkan disain sistem, perangkat keras dan perangkat lunak, personil (jumlah dan kualifikasi), prosedur kerja, dan dana, baik yang sudah tersedia maupun yang dibutuhkan, (2) perlunya dilakukan koordinasi di tingkat pusat khususnya antara Balitbang, Dirjen Dikmenum dan Dirjen Dikmenjur berkaitan dengan pengadaan "satu" pusat pengelolaan data di Kanwil Depdikbud propinsi Sumatera Barat, (3) mengingat penelitian ini masih memiliki keterbatasan dan kelemahan dalam beberapa hal, maka untuk merancang program penataan diperlukan penelitian lanjutan pada lembaga yang sama atau sejenis.