PENYELENGGARAAN SISTEM ADMINISTRASI AKADEMIK DI LINGKUNGAN PERGURUAN TINGGI NEGERI : Studi Tentang Proses Penyelenggaraan Sistem Administrasi Akademik di IKIP Bandung dan Universitas Padjadjaran - Herawan, Endang (2013)
Penelitian ini mengetengahkan judul : Studi Tentang Penyalenggaraan Sistem Administrasi Akademik Di Lingkungan Perguruan Tinggi Negeri. Penelitian ini dfokuskan untuk mencari jawaban atas pertanyaan pokok, yaitu : apakah sistem administrasi akademik yang dikembangkan oleh IKIP Bandung dan UNPAD mampu memberikan dukungan pelayanan bagi terselenggaranya proses pendidi kan yang dituntut oleh lembaga ini secara efektif dan efisien. Penelitian ini menggunakan metoda deskriptif analitik dengan pendekatan kualitatif. Pengumpulan data dilakukan dengan menggunakan teknik wawancara, observasi dan studi dokumentasi. Sedangkan pengolahan dan analisis data dilakukan selama maupun setelah semua data yang diperlukan terkumpul dan bersifat tentatif. Dari hasil data sejak awal hingga setelah peneli tian ini berakhir mengenai penyelenggaraan sistem admin istrasi akademik yang dilaksanakan di IKIP Bandung dan UNPAD, kedua lembaga ini telah menyelenggarakan sistem administrasi akademik yang mengandung serangkaian kegiatan, yang dimulai dari kegiatan seleksi mahasiswa baru sampai dengan wisuda. Hingga penelitian ini berakhir sistem administrasi akademik yang diselenggarakan pada kedua lembaga ini tidak ada perubahan, baik yang menyangkut isi, urutan kegiatan maupun sistem kerjanya. Penyelenggaraan sistem administrasi akademik di IKIP Bandung diatur langsung oleh pusat, tetapi dalam teknis operasional dibagi - bagi dengan fakultas atau satuan kerja lain yang diberikan tugas untuk menyelenggarakan sistem administrasi akademik ini. , Keadaan ini merupakari* implikasi dari sistem kerja yang dikembangkan oleh IKIP Bandung yang menganut sistem sentralisasi. Sedangkan di UNPAD, dalam pengaturan maupun dalam teknis operasional lebih banyak dilirapahkan pada masing-masing fakultas. Keadaan ini merupakan implikasi dari sistem kerja yang dikembangkan yaitu sistem desentralisasi. Dikembangkankannya sistem ini sebagai konsekuensi logis dari makin berkembang dan kompleknya kegiatan adminis trasi akademik pada lembaga ini serta makin banyaknya jumlah mahasiswa dan dosen yang harus dilayani. Dikebangkannya sistem kerja sentralisasi, seperti di IKIP Bandung dan desentraslisasi di UNPAD tidak lepas dari berbagai permasalahan. Masalah atau hambatan yang muncul dari sistem sentralisasi adalah kemungkinan jenjang organisasi atau birokrasi menjadi terlalu panjang sehingga untuk menyelesaikan suatu masalahan atau peneylesaian suatu kegiatan membutuhkan waktu yang relatif lebih lama, terjadinya kekembaran atau tumpang tindih dalam pelaksanaan pekerjaan, misalnya antara Bagian Akademik BAAK dengan Sub Bagian Akademik Fakul tas, terlalu banyak pejabat yang melapor kepada satu orang atasan, beban kerja kemungkinan bertumpuk pada satu satuan kerja tertentu. Sedangkan dengan menggunakan sistem desentralisasi tidak terciptanya keseragaman dalam pengelolaan akademik secara menyeluruh dan secara institusional. Penelitian ini juga mengungkap hal yang sangat penting bahwa dalam setiap prosedur penyelenggaraan kegiatan - kegiatan dalam sistem administrasi akademik ditinjau dari segi keterlibatan dan aliran kerja melibatkan sejumlah unit atau satuan kerja. Untuk itu dalam setiap pelaksanaan kegiatan memerlukan koordinasi dan komunikasi. Koordinasi sebagai upaya menyatukan tindakan, ide, pemikiran, saran ke arah tujuan bersama belum tercipta dengan baik hal ini sebagai akibat belum ditaati atau dipahaminya peraturan, prosedur, rencana kerja dan kebijakan yang telah ditetapkan oleh pimpinan. Keadaan ini juga disebabkan sebagai akibat adanya rintangan dalam pelaksanaan komunikasi, yaitu berkenaan dengan " tecnical problem " atau ketepatan dalam penyampaian informasi serta sikap atau perilaku para pelaksana yang kurang memperhatikan, membacadengan cermat, dan mengingat isi pesan yang disampaikan sehingga koordinasi tidak tercipta dengan baik, yang pada giliran kekeliruan atau gangguan dalam pelaksanaan tugas tidak bisa dihindari. Di samping itu juga dalam penelitian ini ditemukan .hal-hal yang positif, yaitu bahwa dalam penyelenggaraan sistem administrasi akademik, baik IKIP Bandung maupun UNPAD komando datang dari satu orang sehingga akan memberikan kejelasan, kepastian bagi para pelaksana dalam melaksanakan tugasnya. Selain itu juga komunikasi vertikal tidak hanya terbtas dari atas ke bawah, tetapi juga dari bawah ke atas, baik berupa laporan maupun dalam bentuk saran, ide yang berguna untuk menyempurnaan penyelenggaraan kegiatan ini. Berkenaan dengan pengawasan dalam upaya menjaga penyimpangan atau penyelewengan dari rencana serta peraturan yang telah ditetapkan belum menunjukkan hasil yang diharapkan, karena kegiatan pengawasan ini belum disertai dengan upaya tindak lanjut sebagai langkah untuk memperbaiki penyimpangan. Misalnya saja dalam penyelenggaraan sistem administrasi akademik di UNPAD berkaitan dengan pelaksanaan pengisian kartu rencana studi, yaitu banyak mahasiswa yang tidak melakukan kegiatan tidak sesuai dengan jadwal dan pihak Sub Bagian Akademik yang diberikan tugas untuk melaksanakan kegia tan tersebut tetap melayaninya, dosen yang tidak mengajar sesuai dengan jadwal atau tidak nadir mengajar. Masalah yang serupa juga terjadi di IKIP Bandung antara menyangkut masalah kehadiran dosen dalam kuliah atau pelaksanaan bimbingan studi, dimana untuk kasus-kasus seperti ini belum ditetapkan sanksi-sanksi yang tepat.